Quelques apprentissages sur les protocoles d’entente
Dans le cadre du projet Maillage, Justice Alternative du Suroît (JAS), une organisation communautaire de Salaberry-de-Valleyfield, a entamé le processus de rédaction d’ententes de collaboration afin de formaliser les collaborations expérimentées sur le terrain auprès de partenaires tant communautaires que du milieu institutionnel. De plus, le Y des Femmes de Montréal a réalisé un canevas de protocole de référencement avec l’appui d’un comité intersectoriel dans le cadre du projet Agissons Ensemble. Grâce à ces expériences, nous sommes en mesure de partager certaines recommandations afin de faciliter le processus de rédaction de protocoles d’entente.
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Lors d’une première rencontre avec les partenaires, il est important de développer une compréhension claire de l’utilité de signer ce type de document. De plus, il est important d’avoir un langage commun, c’est-à-dire une définition consensuelle des différents concepts ou termes qui seront inclus dans le protocole. Qu’entendons-nous par exploitation sexuelle, protocole d’entente, partage d’information, secret professionnel, confidentialité, référencement, collaboration, etc.? Cet exercice mènera souvent à changer certains termes ou à les adapter afin d’utiliser un vocabulaire commun qui permettra un consensus entre les parties prenantes au protocole d’entente.
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Cet exercice de définition demande de la souplesse et une ouverture d’esprit afin d’assurer la clarté et la transparence des propos.
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Il est important de définir les personnes ou postes responsables des clauses dans chaque organisme ou institution afin d’assurer le respect et l’exécution des différentes clauses. Il importe également de prendre le temps de connaître les rôles, les mandats ainsi que les limites organisationnelles (légales, financières, de disponibilités, de compétences…) de chacun des partenaires impliqués.
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La rédaction d’un protocole d’entente peut prendre du temps. C’est pourquoi il est important de se rappeler quels sont les objectifs communs, notamment de contribuer au bien-être et la sécurité des jeunes.
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Il est préférable d’inclure une clause en cas de litige. Cela permet d’avoir une discussion au sujet des conflits potentiels afin de prévoir l’émergence et le règlement de ceux-ci.
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Une fois l’entente rédigée, il est fortement recommandé d’en faire l’essai avant d’envisager la signature. Cela permettra aux parties prenantes de réaliser les ajustements selon les résultats de son application pratique et de s’assurer qu’il n’y a pas d’autres ententes qui entrent en conflit avec celle-ci.
Principales sections d’un protocole d’entente
- Identification des parties prenantes (noms et adresses complètes, désignation des signataires)
- Préambule (la mission respective de chacune des parties prenantes et une mise en contexte de la collaboration)
- Le but de l’entente
- Les objets spécifiques de l’entente (avec les engagements de chacune des parties prenantes, les définitions communes, les principes à respecter, les approches, les mécanismes…)
- La durée de l’entente (date d’entrée en vigueur, durée, date ou motif de la terminaison de l’entente, etc.)
- Le mécanisme de renouvellement et d’évaluation de l’entente
- L’engagement des parties (responsabilités, rôles, mandat, limites, etc.)
- Les annexes (tous types de documents qui permettent de spécifier les clauses)
- La signature des parties prenantes
Canevas de protocole de référencement
Le canevas de protocole de référencement a pour objectif d’aider le personnel des milieux scolaire, communautaire et institutionnel à prévenir et/ou à identifier de possibles cas d’exploitation sexuelle, à déclencher une intervention dans le respect des limites des milieux et de ses intervenant.es et à référer aux ressources spécialisées. (lien)
